El compliance es un mecanismo de prevención de riesgos empresariales. Mediante un sistema de análisis y planificación, determina elementos de la empresa que podrían ser conflictivos a nivel legal y determina líneas de actuación seguras.

Así, un programa de compliance facilita el cumplimiento de normativas fiscales, administrativas, penales y civiles en caso de cualquier empresa. Además para los Centros Educativos deberemos tener en cuenta la legislación educativa específica de este sector.

Habitualmente se combina con elementos de gobierno corporativo, haciendo la empresa más segura y digna de confianza frente a terceros.

Las políticas de compliance han demostrado ser muy efectivas, por lo que cada vez más empresas cuentan con ellas. De hecho, el legislador ha sido sensible a las ventajas de estos planes de prevención. Buen ejemplo de ello son:

• El Código Penal, que reduce la responsabilidad en que puede incurrir una compañía cuando cuenta con programas de compliance.
• La reciente Ley de Secretos Empresariales, que permite proteger determinadas informaciones protegidas por políticas seguras.

Qué es el compliance o plan de cumplimiento normativo

El compliance es una práctica basada en el análisis y la planificación que trata de minorar riesgos legales. Es un concepto anglosajón, si bien se ha instaurado en la mayoría de las sociedades modernas.

Íntimamente relacionado con el Gobierno Corporativo, el programa de compliance reúne alertas y mecanismos de buenas prácticas gracias a los cuales la empresa puede garantizar una operativa segura, al tiempo que mejora su reputación. Por ejemplo, los Centros Educativos siendo un tipo de empresa muy concreto asumen por razon de su actividad unos riesgos muy elevados y con consecuencias muy graves, por lo que se han visto en la obligación de implementar Planes de Cumplimiento Normativo para regularizarse internamente y mitigar los posibles riesgos.

¿Son obligatorios los programas de compliance?

Aunque en principio no es obligatorio contar con un programa de compliance, cada vez es más recomendable hacerlo. Y es que la legislación aporta ciertos beneficios a las empresas que cuentan con estos sistemas.

Además, la comisión de un delito por parte de la empresa o cualquiera de sus stakeholders es más fácil (y frecuente) de lo que parece. Un indebido tratamiento de datos, el empleo de programas informáticos piratas o compartir cierta información pueden tener consecuencias legales para la cempresa. Y ello por no hablar del riesgo para su reputación.

Por eso, contratar a un compliance officer es una inversión muy recomendable para cualquier empresa. Además, las empresas preocupadas por las consecuencias legales, ambientales y sociales de su actividad son mejor percibidas por sus clientes e inversores. Lo cual tiene un efecto comercial beneficioso, al margen de las ventajas jurídicas que pueden obtenerse al implementar sistemas de compliance.

¿A qué campos afectan los programas de compliance?

Los programas de compliance se elaboran a medida de cada sociedad. Por tanto, dependiendo del campo económico de cada empresa su programa tendrá en cuenta unos u otros elementos.

Así, es frecuente que el programa de compliance se centre en evitar los delitos económicos y societarios. Toda empresa es susceptible de incurrir en ellos. Por eso los manuales operativos deben informar a la plantilla de las precauciones que deben adoptar a la hora de desarrollar su trabajo. En esta línea es recomendable implementar canales internos de denuncias y otras barreras contra la corrupción.

Y no hay que olvidar el área laboral. Siendo otro de los campos que más recursos empresariales consume, es frecuente que las sociedades incurran en irregularidades laborales. Por eso los programas de compliance aportarán políticas seguras al departamento de recursos humanos.En el caso de Centros Educativos deberemos de tener en cuenta la legislación educativa tan específica del sector.

Las restantes áreas a incluir en un programa de compliance dependerán del sector de actividad de la empresa. Desde protección de datos hasta impacto ambiental, pasando por los sectores de accesibilidad, igualdad, publicidad… En definitiva, el sistema de compliance debe analizar toda la operativa de la empresa para ser efectivo.

Beneficios de un programa de compliance

El programa de compliance tiene ventajas legales, pero también comerciales, de imagen y gestión.

1. La prevención evita la comisión de los delitos e infracciones más comunes. Gracias a ello la empresa reduce la incertidumbre, ya que hace más improbable la imposición de una sanción.
2. El Código Penal reduce la responsabilidad imputable a una sociedad que cuenta con un sistema de compliance efectivo. Además, este hará más fácil la detección de infracciones y la individualización de responsabilidades.
3. Los stakeholders agradecen los sistemas de prevención, por lo que un sistema de compliance supone una ventaja comercial. La compañía se beneficiará del consumo ético y lanzará un mensaje positivo a sus inversores, incentivando su participación.
4. Las políticas de compliance pueden reducir e incluso eliminar el fraude interno y la corrupción. Hay que tener en cuenta que las amenazas internas tienden a ser las más graves (y frecuentes) para cualquier compañía.
5. Un catálogo de buenas prácticas tiene también ventajas externas. Así, contribuye al buen funcionamiento del mercado, así como a la igualdad y a la economía social.
6. Como los programas de compliance se basan en el análisis y mejora recurrentes, la empresa que recurre a ellos adquiere un mayor autoconocimiento. Esto le permite optimizar su operativa y mejorar su competitividad.

En definitiva, el programa de compliance no solo tiene utilidad a un nivel legal.

Generalmente se destaca el efecto positivo de estos sistemas de prevención a la hora de evitar la comisión de infracciones. Sin embargo, las mayores ventajas de estos sistemas son de dos tipos. En primer lugar, corporativas, ya que afectan positivamente a la reputación de la empresa. Y en segundo lugar preventivas, pero a nivel interno. Y es que la detección y prevención de infracciones y de delitos cuya víctima es la propia empresa requiere de políticas de análisis y control efectivas.

En conclusión, el programa de compliance es una técnica cada vez más frecuente. Y cabe esperar que, a la vista de las últimas novedades legislativas, termine siendo una prioridad de todas las empresas. Bajo la premisa de que “es mejor prevenir que curar”, el compliance puede ser la mejor herramienta para garantizar la seguridad de la empresa. Para más información visita nuestra sección especializada en compliance para el sector educativo y formativo.