El protocolo familiar es uno de los documentos más relevantes en cualquier empresa familiar, ya que sirve para guiar su administración y gestión y garantizar su continuidad.

Cabe recordar que este tipo de empresas presenta ciertas particularidades. Sus fortalezas radican en la relación de parentesco de los partícipes, y son sociedades con una cultura corporativa generalmente más sólida que la presente en otras compañías.

Por eso, tanto el paso del tiempo como el crecimiento de la familia podrían perjudicar a la marcha ordinaria de la empresa. Pero el protocolo ayudará a reducir este riesgo.

Qué es el protocolo familiar

El protocolo familiar es un instrumento de consenso que ayuda a profesionalizar la empresa y resolver conflictos entre los parientes. Gracias a ello se logra una mejor operativa y una mayor continuidad.

Se estima que tan solo el 30 % de las empresas familiares consiguen pasar a la segunda generación. A partir de este punto la continuidad puede ascender al 50 %. Pero los instrumentos que faciliten la administración común, la resolución de conflictos y la comunicación serán clave para que la empresa se mantenga saludable generación tras generación.

Por otro lado, cabe destacar que el protocolo de una empresa familiar debería someterse a un proceso constante de revisión y actualización. Las necesidades de la empresa y la familia pueden variar a lo largo del tiempo. Además, la incorporación de nuevos miembros a la asociación puede hacer aconsejable la revisión de la cultura corporativa.

Así que no basta con llegar a un consenso y grabarlo en piedra para que vincule a las generaciones venideras. La flexibilidad será una de las claves a la hora de desarrollar un protocolo eficaz.

Contenido del protocolo de la empresa familiar

Generalmente, los protocolos de las empresas familiares parten de una declaración de principios. Suelen promulgar los valores familiares, para vincular la operativa societaria a estos.

Se encabezan por una determinación de los elementos objetivos y subjetivos, ya que es necesario identificar a los componentes de la empresa y la composición de la misma. En este sentido, el mismo protocolo puede servir para todo un grupo de empresas si pertenecen al mismo núcleo familiar.

Posteriormente incluyen ciertas normas orgánicas y de actuación.

• Las normas orgánicas pueden aclarar el organigrama de la empresa. También es frecuente que introduzcan órganos propios, como el Consejo de Familia o el Comité de Nombramientos. Estos órganos ayudarán a mantener la afinidad del Consejo de Administración con los valores familiares y a vincular los nombramientos y atribuciones a las capacidades profesionales de cada cual.
• Las normas de actuación incluirán desde la forma de tomar decisiones hasta los métodos de resolución de conflictos. Es fundamental que se solucionen las diferencias entre parientes de modo proactivo y pacífico.

Posteriormente deberá resolverse la cuestión más importante: gestión del capital social y, por tanto, de las acciones y participaciones. A la hora de regular los derechos económicos y políticos, el protocolo resultará una herramienta eficaz para mantener el control de la empresa en manos de la familia.

Por último, el protocolo debería prever su propio sistema de interpretación, revisión y derogación. De este modo la familia conseguirá que este instrumento se convierta en un proceso vivo y comprometido con la posición familiar en cada momento.

Para qué sirve el protocolo de empresa

Como ya hemos anticipado, una de las principales funciones del protocolo es garantizar la continuidad de la empresa. A fin de cuentas, el particular núcleo social que gestiona estas sociedades presenta algunas particularidades:

• En primer lugar, los partícipes poseen entre sí un entramado de derechos hereditarios. Esto puede suponer que tras el fallecimiento de algún partícipe haya quien proponga la disolución de la empresa o adquiera una participación tal en el capital social que le permita imponer ciertas decisiones al resto.
• En segundo lugar, las relaciones familiares originan otra serie de derechos y obligaciones. Por ejemplo, podría surgir el derecho de alimentos en favor de algún pariente o aparecer problemas tras un divorcio al liquidar la sociedad de gananciales.
• Por último, es fácil que con el tiempo intervengan en la empresa personas ajenas al núcleo familiar. Esto puede ocurrir si la empresa emite acciones o participaciones e introduce a inversores externos, por ejemplo. Esto también podría ocurrir si no se regulan los derechos de entrada y salida podría producirse la introducción de socios o partícipes extraños a la familia.

El protocolo de empresa blindará su control y continuidad frente a todas estas situaciones. Y no podemos olvidar el impacto positivo que puede tener un instrumento de previsión (como lo es el protocolo) sobre la opinión de eventuales inversores.

Pero, más allá de la continuidad de la empresa, el protocolo es fundamental para garantizar un elevado grado de profesionalidad. Las empresas familiares tienden a encontrar en este aspecto un inconveniente, ya que el vínculo de parentesco puede pesar más que las capacidades o aptitudes del familiar, contratándose a personas poco capacitadas para desempeñar puestos clave.

Gracias a estos instrumentos se podrán establecer líneas de actuación que garanticen la máxima profesionalidad de los intervinientes en la empresa, atajando una de las debilidades comunes de este tipo de sociedades.

Cómo funcionan estos protocolos

El funcionamiento del protocolo familiar no difiere mucho del de otros pactos y acuerdos. Existen dos normas aplicables a estos instrumentos, que son el RD 171/2007 (para sociedades no cotizadas) y la Ley 26/2003 (para sociedades cotizadas).

Sin embargo, al margen de la legislación aplicable rige el principio de libertad de pactos, por lo que la familia podrá abarcar tantos aspectos como desee a la hora de redactar su protocolo. Esta amplitud de posibilidades hace recomendable la contratación de un abogado societario, pues la asesoría jurídica especializada supondrá un incremento de la efectividad del protocolo.

Técnicamente el protocolo se puede aprobar mediante una votación mayoritaria, conforme a los Estatutos de la sociedad. Sin embargo conviene que el acuerdo sea consensuado, ya que este instrumento determinará la marcha de la sociedad a largo plazo. También podría aprobarse solo por parte de los socios, a modo de acuerdo parasocial y vinculándolos solo a ellos.

En cualquier caso, conviene que se publique una vez aprobado. Aunque el régimen de publicidad no es obligatorio, siempre ofrecerá garantías a terceros.

Así, el proceso de elaboración del pacto será similar al de elaboración de Estatutos, Reglamentos de Régimen Interno y otras normas de Gobierno Corporativo.

En este sentido se limitará a establecer unas guías de acción y, en determinadas situaciones, ciertos límites a la actividad del Consejo de Administración y de los socios de la empresa. Lo más razonable sería que el propio protocolo prevea las sanciones que puedan derivarse de su incumplimiento (mediante cláusulas penales).

Sin embargo, la DGRN considera que la inscripción del protocolo familiar supone su institución como cláusula accesoria, siempre que se adopte unánimemente y respete las condiciones de estas. Lo cual implica que, al margen del contenido penal del mismo, su incumplimiento puede suponer la exclusión del socio.

Como se trata de un acuerdo, es el propio instrumento quien debe prever los criterios interpretativos y sus condiciones de modificación, suspensión y derogación. Por eso resulta recomendable redactarlo bajo el consejo de un buen abogado de empresa.