El registro de la jornada laboral es una obligación regulada en el Estatuto de los Trabajadores que supone que las empresas deberán garantizar un registro diario de la jornada que incluirá el horario concreto de inicio y de fin de la jornada de cada persona. Esta obligación se aplica también al personal de los colegios y se puede cumplir de diversas formas, por ejemplo, mediante la utilización de dispositivos que utilicen datos biométricos (detección de la huella dactilar u otro elemento físico de las personas). En este artículo analizamos si este tipo de dispositivos entran en conflicto con la protección de datos personales, en relación con informe recientemente publicado por la Agencia Española de Protección de Datos.
Obligación de registro de la jornada laboral
La obligación de registro de la jornada de trabajo está regulada en el apartado número 9 del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores que establece los siguiente:
La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.
Desde hace tiempo los colegios están utilizando los datos biométricos como la huella dactilar para cumplir la obligación del registro de la jornada laboral, pero es importante considerar lo que dicen la normativa sobre protección de datos y la Agencia de Protección de Datos.
Tratamiento de datos biométricos: ¿Qué dice la Agencia de Protección de Datos?
El Comité Europeo de Protección de Datos emitió una directriz que prohibía el uso de la huella dactilar como método de registro de jornada laboral en las empresas. La directriz sostiene que el uso de datos biométricos (reconocimiento facial o huella dactilar, entre otros) es una categoría especial y su uso para gestionar la jornada laboral queda prohibido, salvo en situaciones específicas contempladas en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
En base a lo anterior, a AEPD elaboró el informe que hemos citado anteriormente, en el que sostiene que el tratamiento de datos biométricos es un tratamiento de alto riesgo incluido en las categorías especiales de datos. En este sentido se considera que, para poder utilizar este tipo de sistemas para el control de la jornada con fines laborales, se deben cumplir una serie de requisitos que son los siguientes:
- El tratamiento se debe legitimar con una norma que tenga rango de ley.
- El tratamiento debe ser necesario para lograr la finalidad (registrar la jornada laboral). Si existen sistemas alternativos, no existirá la posibilidad de utilizar la biometría.
- Los datos que se recojan por medios biométricos deben de ser los estrictamente necesarios para lograr el objetivo.
- El tratamiento de los datos se debe realizar de forma segura.
- Las personas interesadas deben de ser informadas sobre el tratamiento de sus datos biométricos.
Por otro lado, la AEPD considera que el consentimiento por parte de los empleados no determina que el sistema biométrico sea lícito para registrar la jornada, puesto que existe un desequilibrio entre el empleado y el empleador que supone que el consentimiento no se preste libremente.
¿Qué supone esto para los colegios que utilizan sistemas biométricos para el registro de la jornada laboral?
Muchos colegios han adoptados sistemas biométricos para registrar la jornada laboral de sus empleados y ahora se ven ante la situación de tener que cumplir con todos los requisitos legales ya que el incumplimiento puede conllevar sanciones administrativas.
Ya existen precedentes jurisprudenciales, como la sentencia del Juzgado de los Social número 2 de Alicante, que reconoció una indemnización a favor de un empleado por parte de su antigua empresa por haber utilizado un sistema de reconocimiento facial sin consentimiento y sin haberle informado. Además, la empresa tuvo que pagar una multa de 20.000 euros por haber utilizado la biometría de forma irregular y no haber evaluado los riesgos del sistema.
Por lo tanto, en base a todo lo anterior, los sistemas que identifican a las personas mediante rasgos físicos se desaconsejan, sobre todo si es posible aplicar otros métodos que resulten menos invasivos.
En definitiva, se trata de una situación controvertida para muchas empresas, como los colegios, que ya utilizan estos medios biométricos para identificar a los empleados y cumplir con la obligación de registro de la jornada laboral que establece el ET.
Si necesitas saber cómo cumplir la normativa laboral sobre el registro de jornada, reptando la normativa sobre protección de datos, contacta con nosotros y estudiaremos tu caso.