Hace un par de semanas hablamos acerca del reciente Real Decreto Ley 8/2019, que determina la limitación y control de la jornada de trabajo. Como ya indicamos entonces, el control de la jornada dejó sobre la mesa bastantes interrogantes.

Para tratar de despejarlos, el Ministerio de Trabajo emitió una guía explicativa de la nueva medida. El 10 de junio también dio salida al criterio técnico 101/2019, sobre la actuación de la Inspección de Trabajo frente al control de jornada.

El control de la jornada de trabajo

Ya se advirtió en la norma de que la limitación de la jornada de trabajo era una cuestión de derecho imperativo. Mediante ella se intentan garantizar los derechos de los trabajadores, tanto a nivel de cotizaciones como de conciliación de la vida laboral, familiar y personal.

La flexibilidad horaria, que permite la adaptación de la jornada a las necesidades de la empresa, no puede suponer un menoscabo de los derechos laborales. Mucho menos si con ello se pone en riesgo la salud e integridad física del profesional o no se retribuye el exceso de jornada.

Precisamente es la Inspección de Trabajo y Seguridad Social el organismo encargado de vigilar el cumplimiento de estos derechos. Y el control de la jornada de trabajo trata de ser un instrumento que facilite su función de vigilancia.

La aprobación del Real Decreto-Ley 8/2019 no hizo sino regular una necesidad ya señalada desde la judicatura. En particular, tanto la Audiencia Nacional como el Tribunal de Justicia de la Unión Europea habían determinado la importancia de conocer las horas extraordinarias para computarlas adecuadamente.

Y para ello es imprescindible contar con un sistema objetivo, fiable y accesible. El sistema viene regulado en la nueva norma de una forma escueta, ya que se limita a señalar que:

• El registro de jornada computará el inicio y finalización de la jornada de trabajo.
• Su organización se negociará con los representantes de los trabajadores.
• Se establece una obligación de conservación de los registros durante un periodo mínimo de 4 años.

Cómo se controlará el registro de jornada

El criterio técnico 101/2019 determina el modo de actuación de la Inspección de Trabajo frente al control de jornada. En primer lugar recuerda la obligatoriedad del registro de jornada. En principio, este registro acepta diferentes configuraciones, siempre y cuando resulte:

• Objetivo
• Fiable
• Accesible
• Y capaz de reflejar la jornada laboral diaria real de cada trabajador.

En este sentido no es necesario computar las interrupciones o descansos dentro de la jornada de trabajo. Ello no impide que mediante acuerdo con los representantes de los trabajadores se pacte el cómputo de estas pausas.

De hecho, el criterio técnico que analizamos invita a la negociación colectiva para precisar en la medida de lo posible los aspectos relacionados con estas interrupciones a efectos de combinar el control debido con la flexibilidad del tiempo de trabajo.

Por otro lado, la Inspección recuerda que para que el control sea efectivo debe realizarse “ex post”. Es decir, no sirve como control de jornada un calendario laboral prefijado, sino que el fichero debe ser cumplimentado simultáneamente a la prestación de servicios con el objeto de que recoja la jornada realmente efectuada.

Registro de horas extraordinarias y otros

El registro de horas extraordinarias ya era obligatorio en nuestro ordenamiento jurídico. Así lo determinaba el artículo 12.4.c) del Estatuto de los Trabajadores. Este registro debe realizarse diariamente y totalizarse mensualmente. Su resultado se comunicará mensualmente al trabajador y a sus representantes y se conservará durante un periodo de 4 años.

En definitiva, la Inspección de Trabajo señala que el registro de jornada y el de horas extraordinarias son independientes y compatibles. Lo mismo ocurre con los registros de horas de trabajo y descansos que para los trabajadores movilidad, de la marina mercante y aquellos que realizan servicios de interoperabilidad transfronteriza en el transporte ferroviario que establece el Real Decreto 1561/1995.

Cada uno de estos registros obedece a particularidades sectoriales y proviene de diferentes Directivas y normativas. De modo que hay que entender que la obligatoriedad de su llevanza es compatible con la del registro de jornada. Es decir, el empresario deberá gestionar y conservar cada uno de los registros que sean aplicables a su sector.

Forma del registro de jornada laboral

Como ya se ha indicado, la forma del sistema de registro queda a disposición de la negociación colectiva. Los únicos requisitos que impone la norma son la mencionada objetividad, fiabilidad, veracidad e imposibilidad de modificación a posteriori de los datos.

Por supuesto, también es necesario que el registro sea respetuoso con la normativa de protección de datos personales. En este sentido resultan de aplicación el RGPD y la Ley Orgánica 3/2018.

Pese a lo antedicho, la Inspección recuerda que, pese a que la forma de llevar el registro dependa de la negociación colectiva, la obligatoriedad de su llevanza tiene fundamento legal. Por tanto, la falta de acuerdo de empresa o negociación colectiva, no será óbice para la exigibilidad del registro de jornada laboral.

Conservación del registro y acceso al mismo

A efectos de la conservación del registro, la Inspección de Trabajo acepta cualquier medio que garantice la fiabilidad y veracidad de los datos incluidos en el mismo. Asimismo, en virtud de la sentencia de 14 de mayo de 2019 del Tribunal de Justicia de la Unión Europea, remarca la necesidad de que el medio elegido sea accesible.

La accesibilidad implica que los trabajadores, sus representantes legales y los funcionarios de la Inspección de Trabajo deben ser capaces de consultar en cualquier momento el registro. En este sentido, resulta exigible que permanezca físicamente en el centro de trabajo o, al menos, que resulten inmediatamente accesibles desde allí.

Nada impide la digitalización de registros en papel o la conservación de los mismos en archivos. Lo determinante en el curso de una actuación inspectora es que el actuante pueda comprobar in situ tanto el cumplimiento de la obligación de registro como de la jornada laboral legalmente establecida.

El objetivo es que el Inspector o subinspector pueda completar su actuación en el acto. Por tanto, resulta irrelevante la forma de puesta a disposición elegida por el empresario. De hecho, la Inspección entiende que ni siquiera es obligatorio entregar una copia del registro para cumplir con el requisito de accesibilidad.

Así, salvo que otra cosa se determine en el marco de la negociación colectiva, bastaría con mostrar el registro al Inspector, al trabajador o a su representante para entenderse cumplido el requisito de la accesibilidad.

Sin embargo, aunque el empresario no está obligado a facilitar copias, debemos recordar que la Inspección de Trabajo puede exigir la obtención de la misma. Cuando los datos se traten informáticamente el inspector podrá solicitar un informe en formato legible y tratable.

Por último, recuerda la Inspección que no se deben totalizar los registros de jornada. Esta precisión tiene sentido en la medida en que a otros registros (como el de horas extraordinarias o contratos a tiempo parcial) sí deben totalizarse.

Régimen sancionador

La aprobación del Real Decreto Ley 8/2019 ha supuesto la modificación de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. En este sentido, no llevar adecuadamente el registro de la jornada de trabajo supone una infracción grave.

La obligación de llevar este registro es exigible desde el 12 de mayo de 2019. Por tanto, resulta sancionable no haber empleado el registro desde tal fecha.

Sin embargo, la Inspección de Trabajo es sensible a la novedad del sistema y al hecho de que la negociación colectiva puede retrasar su cumplimiento efectivo. Por eso, el criterio técnico que venimos analizando permite valorar la existencia de actuaciones o negociaciones para sustituir el procedimiento sancionador por la formulación de un requerimiento.

Mediante el mismo se exigirá el cumplimiento de la nueva normativa. En caso de que transcurriera el plazo ofrecido persistiendo el incumplimiento, el Inspector deberá promover el procedimiento sancionador correspondiente.